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6 dicas para envolver sua equipe com um novo software jurídico

10 agosto 2017

FONTE: Terra / Dino

Confira seis dicas de como engajar sua equipe para usar um novo software jurídico e melhorar os serviços do escritório de advocacia.

A tecnologia já faz parte da realidade da Justiça brasileira e os escritórios de advocacia que não acompanham esse cenário perdem vez no mercado tão competitivo. Na era do processo digital, com os Tribunais de Justiça informatizados, um software jurídico é fundamental para as bancas modernas e especializadas.

Essa mudança de cultura impacta diretamente na rotina de toda a equipe do escritório de advocacia. É preciso que todos compreendam a importância da tecnologia no dia a dia da banca. Por meio do software jurídico, várias atividades podem ser automatizadas e o tempo de todos, otimizado.

Para que o software jurídico ajude o escritório a ter uma gestão de excelência, a equipe precisa se unir para inserir o máximo de informações possível no sistema. Neste post, separamos seis dicas que vão ajudar você a engajar sua equipe com um novo software jurídico.

Dica 1: Convide todos para testar o software jurídico

O engajamento da equipe deve começar assim que os gestores planejarem a implantação de um software jurídico. Se todos os usuários usarão o sistema no futuro, é prudente que façam os testes junto com os gestores. Esse convite vai fazer com que todos tenham uma empatia maior com a cultura da tecnologia dentro do escritório. Além disso, é uma forma de aproximar todos os integrantes da equipe em um projeto que trará benefícios para a banca.

Dica 2: Faça feedbacks sobre o software jurídico

Durante o período de testes, reúna a equipe para pegar feedbacks sobre o uso do software jurídico. Veja o que todos estão achando sobre as funcionalidades, se elas realmente são úteis para as tarefas do escritório. É importante que cada funcionário explore bem o novo sistema de acordo com as suas funções no escritório.

Se você for responsável pelos relatórios, tente gerar o maior número possível. Dessa forma, seu feedback para a equipe será muito mais qualificado a respeito dessa funcionalidade. Um outro exemplo é sobre o relacionamento com os clientes. O SAJ ADV, por exemplo, tem uma área exclusiva para clientes, que traz informações do processo em tempo real. Você pode selecionar alguns clientes mais ativos para usar o sistema durante o período de testes e dar feedbacks também.

A partir dos feedbacks de todos, a equipe se sentirá muito mais preparada para adotar uma nova cultura, baseada na tecnologia.

Dica 3: Incentive sua equipe para usar o novo software jurídico

É fundamental que os gestores estejam engajados. Os funcionários só se sentirão motivados se o gestor colocar a mão na massa junto. É natural que no início todos tenham um trabalho maior para inserir todas as informações no software jurídico. Por isso, é importante que os gestores deem o suporte que a equipe precise.

Uma boa dica é lembrar sempre que o software jurídico vai agilizar a rotina de todos. O esforço no início vai ser recompensado em pouco tempo. Logo, todos estarão notando benefícios de curto, médio e longo prazos.

Dica 4: Defina uma meta principal

No início, a equipe terá muitas informações para inserir no software jurídico. Por isso, o mais indicado é definir uma meta principal e dividir os esforços para que seja alcançada. O escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), por exemplo, decidiu digitalizar todos os processos. A equipe se uniu e conseguiu eliminar a sala de arquivos físicos para ficar com apenas dois gaveteiros.

“Foi uma virada de chave. Com o novo momento do processo digital, não havia mais sentido transformar os documentos em algo físico. O sistema nos ajudou a eliminar nossa sala de arquivo. A mudança de endereço não teria sido possível com todas as pastas físicas que tínhamos antes”, destaca Érica Errico, uma das advogadas do escritório.

Dica 5: Determine prazos e pessoas envolvidas

Uma equipe engajada entende que o novo software jurídico vai trazer benefícios a todos. Por isso, uma força-tarefa para inserir as informações no sistema pode ser uma boa estratégia. A equipe do Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial, de Itajaí (SC), usou essa tática e teve bons resultados. Em apenas um mês, os funcionários cadastraram 2.218 processos no SAJ ADV, 74% do total no escritório. No segundo mês com o novo software jurídico, a tarefa de migração de sistema estava concluída.

“Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no SAJ ADV. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados”, conta Solange Schaatt da Veiga, gerente administrativa-financeira do escritório.

Dica 6: Faça a implementação do software jurídico

Depois da contratação do software jurídico, há o período de adaptação da equipe. Nessa fase, o SAJ ADV oferece o serviço de Implementation Success. Um profissional especializado vai entender as necessidades do escritório e ajudar a equipe a traçar a meta principal. É este profissional com conhecimento amplo sobre o software jurídico que vai orientar a equipe sobre como melhor usar o sistema. É a maneira mais rápida e assertiva de aprender sobre o novo software e ficar familiarizado com a tecnologia.

Com o software jurídico ajustado à rotina do escritório, a equipe pode se preparar para adotar uma nova metodologia de trabalho. Várias bancas já estão usando indicadores de desempenho, os KPIs, para aumentar a produtividade e melhorar os serviços prestados. Com a ajuda da tecnologia, é possível ter equipes de alta performance em escritórios de advocacia. A sua pode ser uma delas!

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